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欧喜投资利用Office 365多组件让企业680多名
员工实现高效办公

欧喜投资将内部活动目录集成到Exchange邮箱,并利用Office 365多组件让企业680多名员工集体高效办公

  • 企业名称
    欧喜投资
  • 企业行业
    金融、专业服务
  • 企业规模
    500~1000人
  • 常用组件
    SharePoint、OneDrive for Business
  • 企业需求
    团队协作/文档共享/资源调度

无论企业人员有多少,项目有多复杂,Office 365 给我们提供了一个极大的创新空间。我们将内部业务流程管理系统BPM(Business Process Management)、人力资源系和报表系统与内部AD和Office 365账号进行了整合。员工只需一套账户密码,即可登陆多个不同系统,不仅提高了访问的便捷性,大大促进了我们的共享和协作能力。

——欧喜投资(中国)有限公司 IT主管

欧喜投资(中国)有限公司(以下简称欧喜)成立于2011年,负责OSI集团在中国的投资经营决策、资金运作和财务管理、研究开发和技术支持、并对集团内部的员工进行培训与管理,是中国的投资性地区总部。

以前
系统复杂:采用不同的身份认证体系,员工需要记忆多套用户名和密码、以人工方式登录不同的系统。
无法支持移动办公:文件共享位于企业内网,员工出差或会见客户时无法及时有效的连接内网获取业务文档。
IT采购和运维成本高昂:员工数量众多,要配备足够的软件许可并进行良好的支持对IT部门来说是一大挑战。
使用 Office 365 后
单点登录:使用一个身份凭据登录包括企业邮箱在内的多个业务系统,简化账户操作提升用户效率。
随时随地访问:将数据安全存储在公有云上,为具有移动办公需求的用户提供随时随地的访问和协作。
降低成本:为每一名员工订阅符合需求的办公云服务,消除高昂的软件许可成本,帮助企业优化资金使用。

欧喜投资(中国)有限公司(以下简称欧喜)成立于2011年,除了上海地区性总部,欧喜还有四家加工厂,共有超过680名员工。员工数量庞大,又承担着不同的职能,因此公司的管理和运维也面临着众多挑战。人多、职能多的公司,IT要管理和运维数量惊人的办公软件与业务系统账户。欧喜IT主管却管理的轻松又高效,实现这一切,依赖于现代化的云端办公平台。



欧系投资集团上海地区总部前台照片


一套账号,登录全部办公系统


2014年,欧喜投资发现企业使用的企业邮箱与内部活动目录(Active Directory,简称AD)并未实现关联。员工需要记忆多套身份凭据(用户名、密码),并增加了IT管控的复杂度。于是,欧喜的IT团队开始研究如何将活动目录作为将企业邮箱的统一身份认证平台,并采用简单管理的方式实现企业邮箱服务的运维,最终欧喜选择了Office 365的企业邮箱服务。


欧喜将内部业务流程管理系统BPM(Business Process Management)、人力资源系统和报表系统都通过第三方软件,与内部AD和Office 365账号进行了整合。员工通过一套账户密码,即可登录多个不同系统,提高了访问的便捷性和IT人员对帐号的管理能力。



业务流程管理系统使用Office 365账户的登陆界面


然而,要维持一个超过680余人的企业能够高效的运作,仅是实现账号的集中管理和单点登录是不够的。除了和内部AD打通,欧喜员工还享受到了功能更加全面的邮箱系统;通过邮箱可以查询到全公司员工的通讯录,还可以实现日历共享;借助邮箱,合理调配包括会议室与停车位在内的公司资源,避免了会议室预订冲突、车位复用等问题,优化了资源配置;特有的邮箱组功能以及共享邮箱为人力资源、市场以及IT部门,提供了功能强大和高效的平台:



Office 365邮箱组及资源邮箱展示


管理者可授权秘书管理自己的邮件和日历,增强管理的科学化和民主化:



总裁秘书授权管理老板日程

移动轻办公


所有企业,都有一个共同的需求,共享文档。欧喜在本地部署了第三方SharePoint平台,相当于在公司的服务器上设立了一个共享文件夹。
当人员处于公司边界之外,不在内网环境时,员工就无法访问这些服务器上的资料;销售人员经常出差在外,有时业务人员正在出差的途中,客户需要确认订单的细则;有时需要协助经理修改重要文件,然而由于所在地和网络的限制,业务人员难以在笔记本电脑或移动设备上实现移动办公。
欧喜将之前开发的业务应用,直接迁移到基于公有云服务的Office 365 SharePoint Online 上。并设计出符合公司风格的主页门户网站,主页下建有虚拟图书馆等目录。此外,欧喜员工可以利用OneDrive for Business构建企业网盘,将自己的文档上传到云端,并共享给其他同事。有了Office 365之后,同事间可以同时编辑一个文档,往往很快就完成了以前需要很多天的收集工作。



公司风格的主页门户网站,主页下建有虚拟图书馆等子目录


沟通快,让生意更快


总部销售人员和不同加工厂每周都有几次不定时沟通需要:对接订单、销售、物流等信息;IT团队内部也有培训各地IT的需求。
过去,这些沟通和培训,使用的是第三方视频会议系统。音视频质量不尽人意;无法在线共享文档,给总部与物流部门每周沟通订单信息、销售以及物流信息带来了很大的障碍。
现在使用Office 365 中的Skype for Business,业务和生产人员可以在不同坐标、同时进行语音和视频沟通;实时共享文档,立即反馈沟通;会议录屏功能,将各种公司培训的过程录制并保存下来,供未来的新员工自主学习。



Skype for Business 管理员界面使用报告


业务杂,项目多,用专业工具做到井井有条


欧喜采用了Visio Pro for Office 365和Project 等系列工具,便于法务部和总经办快速绘制专业流程图、记录业务进度情况。


在部署了Project Online后,项目助理从立项开始到项目结束,整个项目的项目周期需要做什么事情,有什么历程,都会录入到Project 软件里,再分发给项目相关人员;管理层一目了然获取最新项目进度,可以随时追踪项目情况,实现对项目运行的全面管理。



Project记录追踪项目进度


订阅不同版本,节省成本


过去,为员工采购办公工具,只能每人采购一套标准产品,无法针对不同职能,按需提供对应产品,浪费IT采购成本。
现在,欧喜投资一次性采购680 个坐席的 Office 365,从节约成本的角度考虑,购买了E1、E3、Exchange P1等不同版本。
考虑到不同职能员工,有不同使用需求:
E3:领导层或职能同事需要多终端登录
E1:加工厂员工不需要多终端登录
EX P1:部分员工只需要网页登录邮箱收发邮件
Visio Pro for Office 365:法务部门等做流程图
Project:记录并追踪项目进度情况


通过订阅Office 365并采用精细颗粒度的坐席分配与权限管理,欧喜不仅降低了企业在软件许可方面的昂贵支出,更将现代化的云端办公环境交付给每一名员工,助力员工提升业务效率,让生意沟通更加顺畅,客户更加满意。

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企业名称: 欧喜投资
企业行业: 金融
企业规模: 500~1000人
常用组件: Visio Pro for Office 365 Skype for Business Project SharePoint Exchange
企业需求: 团队协作

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