您已成功登录
关闭弹窗返回:一键获取解决方案,浏览各行业成功转型案例,免费参与微软企业级公开课

借助Office 365
茂地建筑咨询管理上千项目及图纸,轻松满足建筑
行业15-20年存档需求

使用SharePoint对项目图纸等企业关键内容进行集中化存储,并用OneNote实现企业协作和员工笔记,借助云的力量轻松满足建筑行业数十年存档需求。

  • 企业名称
    茂地(上海)建筑工程咨询有限公司
  • 企业行业
    建筑业
  • 企业规模
    1~50人
  • 常用组件
    SharePoint、OneNote
  • 企业需求
    文档共享/文档集中管理/ 同步编辑

建筑设计行业是高度依赖计算机科技和软件技术的一个行业。多年以来,我们的业务文档都以分散的方式存放,现在有了OneNote就可以把工程文档放在同一个本子上,不用再到处去查收文件。以一个笔记本形式把所有项目相关的文档串联在一起。

——茂地(上海)建筑工程咨询有限公司CEO 王飚

茂地(上海)建筑工程咨询有限公司(简称茂地)成立于2006年,提供规划设计,建筑设计,景观设计,商业室内设计。具有丰富的中国,及亚太地区项目经验。参与设计的项目遍及国内各个主要省市。团队具有国际化的设计人员和设计语言,理解相关行业的行业特征及行业需求,在满足客户的预算要求情况下,交付项目 设计。

以前
文档采用物理方式存放:占用大量的空间,存储成本高昂。
查找困难:采用人工编录,查询、取阅前需要耗费大量的精力和时间查找。
项目众多:产生大量文档,企业需要满足合规性要求,对文档进行持久存储。
使用 Office 365 后
数字化存储:利用海量云端空间,以具有成本效益的方式实现文档的保存。
快速查找:通过关键字查询快速访问项目文档,让检索变得简单。
实现合规与写作:满足法律法规所要求的持久性存档需求,并让项目参与者在云上实现高效协作。

茂地业务很多,由此产生的项目文档也出现了爆发式的增长。公司内部文档库的摇柜仅能满足存放近期项目文档的需求,为了实现档案文件的长期存储,企业不得不另外寻找场地并租借仓库,实现文件的全部归档,然而这样却给文件的查阅带来难题,如需查找数年前的内容,工作人员需要为此付出大量的时间和精力才能完成。





仅仅是查询2008年竣工的项目,就需要工作人员花费大量的时间寻找文件;而根据ISO9002管理要求,建筑工程文件、过程文件都需要全部存档保留15~20年。所有项目设计和施工时,搜集、整理、装订各种过程文件需要付出巨大的工作量。


现在,茂地找到了一种全新的方法来存储和管理项目的上千文档。


不费一张纸,线上轻松串起一个项目


茂地用基于Office 365的SharePoint为项目建立专属的项目管理网站,包含笔记本、文档、最近使用项目等目录页面:



设计初期项目网站的建立和文档管理


茂地利用Office 365的OneNote建立的一份电子项目手册,成功替代以前那本厚实的纸质项目手册:
● 利用OneNote的“页”添加事情发生的日期和内容;
● 分享项目笔记本给所有参与项目的设计人员,第一时间更新内容,线上共同编辑同一份文档;
● 验收报告,参加验收的设计人员,按照自己相关专业,填写各自内容,一起编辑修正,邮件一键发送相关人员;
● 当项目竣工验收后,可以归档并关闭这个项目笔记本。


过去,在厚厚一本资料中,查找一次会议的纪要只能一页页翻找。
现在,点击项目网站上的“笔记本”目录,就能直接进入记录项目过程文件的项目管理笔记本OneNote。



整个项目都由云端笔记本OneNote全部串联、记录


以前,施工的每个阶段,派人前往工地拍摄现场照片,带回公司后保存,分散于各科目相关人员电脑上;项目归档之前,再找所有项目人员搜集照片,一张张查找。
现在,直接将每次拍回的照片,上传至项目网站中对应时间的“施工现场照片”文件夹,要用哪张就在【最近使用项目】下拉菜单中找到【现场照片】,输入关键词即可找到:



搜索需要文档关键词,就会出现所有相关联文档列表


以前,项目助理一遍一遍的找各专业负责人,搜集所有过程文档和对应图纸(因为人员流动,保存不善等原因会流失一部分内容)。之后再整理、装订、存档、入库。整个过程,即使是熟练的工作人员也要花费半个月时间。
现在,所有文档都在项目过程中存放在项目网站对应的位置,最后只用整理一遍OneNote,做一些顺序的整理和筛选。一旦需要调取,只需在搜索栏输入关键 词,即可获取。



搜索需要文档关键词,就会出现所有相关联文档列表


通过现代化的云端项目存档与笔记协作方式,茂地能够在让有限的人手资源应对更多的建筑项目管理,并满足法律法规对于建筑行业归档的严苛需求,从容应对未来的市场竞争并实现业务增长。

马上注册为会员,更多实用案例
等着你!

我要注册 >
相关案例推荐

免责声明

在微软爱中小企业网站展示的第三方解决方案由服务商自行提供,其使用条款和条件(包括是否收费以及价格等)均由您和服务商自行确定。微软对 该等第三方解决方案并不承担任何担保、保证或其他法律责任或义务。

获取微软爱中小企业最新活动信息,快人一步,获得钜惠福利?快来 注册 /登录吧!

解决方案
成功案例
中小企业自习室
百万上云
每日一签
关注我们微软商业视角

使用与销售 隐私权声明 商标 沪ICP备12038052号-9 京公网安备 11010802023178号 © 2017 Microsoft

Microsoft Azure世纪互联运营

注册会员 返回顶部 订阅
扫码关注微软商业视角公众号
关闭
企业名称: 茂地(上海)建筑工程咨询有限公司
企业行业: 建筑
企业规模: 1~50人
常用组件: OneNote SharePoint
企业需求: 文档集中管理 同步编辑 文档共享

相关案例推荐

  • 专业服务 金融   |  汉能投资集团
    汉能投资使用 Exchange 从容应对上百人的企业通讯录管理与查询,并在企业中应用 OneDrive 文档共享管理以精细颗粒度区分员工权限,帮助企业实现 IT 运维成本的缩减。
    50~100人    文档共享 / 移动办公 / 权限管理
  • 教育   |  优易国际教育
    北京优易国际借助 Office 365 的 OneNote 异地同步功能,提高团队默契;建立 Class Notebook 权限管理可以创建互动课堂;与Outlook一起实现更高效的面试流程。
    1~50人    同步编辑 / 文档集中管理 / 文档共享
  • 金融 专业服务   |  欧喜投资
    欧喜投资将内部活动目录集成到 Exchange 邮箱,并利用 Office 365 多组件让企业680多名员工集体高效办公。
    500~1000人    团队协作
  • 获取微软爱中小企业最新活动信息,快人一步,获得钜惠福利?快来 注册 /登录吧!
    您的申请已收到,销售将在工作日的48小时内和您联系,谢谢!